Lorsqu'un collaborateur quitte une entreprise, il est important de nous en informer le plus rapidement possible.
Merci de prendre connaissance du PDF de l'Autorité de protection des données ci-dessous.
Voici les informations à nous transmettre:
- Nom du collaborateur:
- Boite email:
- Date de désactivation des accès:
- L'ex-employé connaissait-il les mots de passe d'autres collaborateurs? (Oui/Non)
- Que doit-on faire des données se trouvant sur son PC et/ou son répertoire privé sur le serveur?
Actions concernant les emails:
- Faut-il mettre en place un Out of Office?
Si oui, quel message? - Faut-il activer une redirection ?
Si oui, vers quelle adresse? - Que faut-il faire de l'historique email?
- Procédure standard chez LogicalTIC: Transformation de la boite email en SharedMailbox (gratuit) ?
Faut-il donner accès à un autre utilisateur à cette archive: Oui / Non - Création d'une archive PST (déconseillé) ?
Il s'agit d'un fichier Outlook contenant tout l'historique email, contacts et calendrier) qui sera stocké sur votre serveur - Suppression totale de la boite email sans aucune possibilité de restauration
- Procédure standard chez LogicalTIC: Transformation de la boite email en SharedMailbox (gratuit) ?
De notre côté, ces actions seront exécutées à heure souhaitée:
- Désactivation des accès réseau (active directory)
- Modification du mot de passe Email
- Retrait de l'adresse des groupes de distribution email
- Désactivation d'autres services à détailler
Informations sur la confidentialité des données:
- Si vous souhaitez consulter ou conserver un historique email d'un ancien collaborateur, pensez à vous renseigner sur l'aspect légal. Les emails font partie de la vie privée des collaborateur. https://www.belgium.be/fr/emploi/contrats_de_travail/documents_sociaux/protection_de_la_vie_privee_au_travail
https://www.AutoriteProtectionDonnees.be/sites/privacycommission/files/documents/note-juridique-e-mails-employes-absents_0.pdf